Polityka prywatności
- Dane firmy
Niniejsza polityka prywatności (dalej jako: „Polityka”) dotyczy informacji o przetwarzaniu danych osobowych oraz informacji o plikach cookies przez 5E spółka z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza 40/1, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Łodzi dla Łódź Śródmieście, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001105088, NIP: 7252343737 REGON: 528622796 prowadząca studio pod nazwą Reformatornia.
(dalej jako: „Klub lub Studio”).
Polityka jest skierowana do użytkowników strony internetowej www.reformatornia.pl (dalej jako: „Strona Internetowa”). - Definicje:
Regulamin – niniejszy dokument określający prawa i obowiązki Członków Klubu oraz Osób aplikujących.
Klub lub Studio – klub fitness prowadzony pod nazwą Reformatornia przy ulicy ul. Dr. Stefana Kopcińskiego 62D, 90-032 Łódź, przez 5E spółka z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza 40/1, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Łodzi dla Łódź Śródmieście, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001105088, NIP: 7252343737 REGON: 528622796.
Usługi – świadczone przez Klub usługi szczegółowo wskazane w Cenniku oraz Grafiku udostępnionym na stronie www.reformatornia.pl i w systemie Fitssey pod adresem: https://app.fitssey.com/reformatornia.
Członek Klubu – osoba, która ma skończone 16 lat oraz brak przeciwwskazań medycznych, która zawarła umowę z Klubem o korzystanie z Usług.
Osoba aplikująca – osoba, która chce zostać Członkiem Klubu.
Umowa – zostaje zawarta automatycznie z Osobą aplikującą po ustaleniu zakresu świadczonych Usług, podaniu danych osobowych i dokonaniu płatności ustalonej Opłaty Abonamentowej. Na podstawie wpłaty Osoba aplikująca zostaje określona Członkiem Klubu.
Grafik zajęć – elektroniczny kalendarz Usług umożliwiający Członkowi Klubu podgląd i dokonanie zapisu na wybraną, dostępną Usługę dostępny w systemie Fitssey pod adresem: https://app.fitssey.com/reformatornia.
Cennik – aktualne ceny i dostępność Usług w zakresie zajęć grupowych i indywidualnych na stronie www.reformatornia.pl i w systemie Fitssey pod adresem: https://app.fitssey.com/reformatornia.
System Fittsey – oprogramowanie Fitssey to aplikacja internetowa (CRM) w modelu SaaS, która wspomaga pracę Studia między innymi przez udostępnienie grafiku zajęć online i dokonywanie zapisów na wybrane Usługi w zakresie zajęć grupowych i indywidualnych. Administratorem Fitssey jest firma lightenbody z siedzibą przy ul. Al. Zwycięstwa 241/13, 81-521 Gdynia, NIP: 7532294721, REGON: 362814110, umożliwiające dokonanie zapisu na wybrane Usługi w Klubie oraz dostęp do harmonogramu Usług.
Opłata za karnet – opłata ponoszona przez Członka Klubu zgodnie ze stawkami określonymi w Cenniku. - Zakres przetwarzania danych
Administratorem Danych Osobowych (Administrator) jest 5E spółka z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza 40/1, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Łodzi dla Łódź Śródmieście, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001105088, NIP: 7252343737 REGON: 528622796 prowadząca studio Reformatornia. W konsekwencji, Klub jako administrator danych decyduje o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych. - Cel i czas przetwarzania danych
Ochrona danych osobowych odbywa się zgodnie z wymogami powszechnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia Dyrektywy 95/46/WE (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych; dalej jako: „RODO”).
Przetwarzanie Państwa danych osobowych pozwala nam na świadczenie usług m.in. utrzymanie Państwa konta, realizowania zakupów, udostępnienie rezerwacji, kontakt związany z wykonaniem umowy, a także przesyłanie informacji marketingowych.
Klub dokłada szczególnej staranności w zakresie ochrony interesów osób, których dane osobowe dotyczą. Klub zapewnia, że zbierane dane osobowe są zbierane dla oznaczonych celów, które są zgodne z prawem.
Dane osobowe będą przechowywane przez okres trwania umowy oraz na czas zgodny z obowiązującymi przepisami z uwzględnieniem przedawnienia roszczeń oraz zobowiązań podatkowych. Dane osobowe na przetwarzanie, których wyrazili Państwo zgodę będą przechowywane do czasu cofnięcia przez Państwa zgody.
Z Klubem można się skontaktować:
telefonicznie: +48 502 122 937;
pod adresem e-mail: biuro@reformatornia.pl;
Zakres danych osobowych Członka Klubu obejmuje:
imię i nazwisko;
dane kontaktowe: adres e-mail, nr telefonu niezbędne do weryfikacji Umowy i utrzymywania kontaktu oraz weryfikacji rekomendacji;
dane o zdrowiu niezbędne do korzystania z poszczególnych Usług;
wizerunek przetwarzany w celu utrzymania bezpieczeństwa osób i ochrony mienia;
numer IP, dane zebrane z wykorzystaniem plików cookies – niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa usług informatycznych oraz usprawnienia użytkowania usług informatycznych.
Dane osobowe Członka Klubu przetwarzane są w następujących celach oraz następującej podstawie prawnej:
realizacji Usług Klubu oraz wykonania Umowy, w tym zapewnienia dostępu do Usług oferowanych przez Klub oraz umożliwienia korzystania z Systemu i dostępnych tam funkcjonalności – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem Umowy, zawarcia i wykonania Umowy;
spełnienia ciążących na Klubie obowiązków prawnych wynikających z właściwych przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych, którym Klub podlega wynikających z właściwych przepisów prawa;
realizacji prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Klub, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – Klub realizuje prawnie uzasadniony interes, w postaci:
ustalenia, dochodzenia, egzekucji roszczeń lub obrony przed roszczeniami związanymi z przetwarzaniem danych osobowych – prowadzenia postępowań sądowych i egzekucyjnych;
zapewnienia porządku, bezpieczeństwa fizycznego i informatycznego, w tym bezpieczeństwa osób oraz ochrony mienia znajdującego się na terenie Klubu, w tym poprzez wizerunek przetwarzany przez system monitoringu wizyjnego – zapewnienie bezpieczeństwa w zakresie świadczonych Usług;
udzielania odpowiedzi na pytania, rozpatrzenia zgłoszonej reklamacji, wymiany korespondencji i komunikacji w związku z Usługami, również w związku z kontaktem poprzez formularz kontaktowy – w związku z realizacją Usług Klubu oraz poprawą jakości świadczonej obsługi;
obsługi zgłoszeń i wniosków – udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane do Klubu;
dokonywania badań analitycznych i statystycznych, tj. optymalnego doboru Usług do potrzeb Członka Klubu, optymalizacji procesów Usług;
wykrywania przypadków niedozwolonego korzystania z Usług;
przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych oraz zapewnienie rozliczalności;
zapewnienia bezpieczeństwa informatycznego Systemu, analizy finansowej Klubu poprzez oprogramowanie Fitssey;
marketingu bezpośredniego produktów i usług Klubu;
na podstawie udzielonej przez Członka Klubu zgody (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) RODO) w następujących celach:
marketingu bezpośredniego produktów i usług Klubu, także w celu wysyłania informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących.
Dane szczególnych kategorii Członka Klubu, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, przetwarzane są w następujących celach oraz następującej podstawie prawnej:
w celu diagnozy stanu zdrowia w zakresie dostosowania Usług – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a) RODO, tj. zgody na przetwarzanie danych;
ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f) RODO
Dane osobowe w celach prowadzenia marketingu są przetwarzane tylko za zgodą za pomocą e-maili lub SMS.
Członek Klubu podaje dane osobowe dobrowolnie, jednak niepodanie tych danych uniemożliwia zawarcie, wykonywanie Umowy i wywiązanie się z obowiązków ustawowych Klubu, udzielanie odpowiedzi na pytania, zgłoszenia, wnioski, rozpatrzenie zgłoszonej reklamacji, wymianę korespondencji i komunikację w związku z Usługami, również w związku z kontaktem poprzez formularz kontaktowy, a także na brak możliwości przekazywania kanałami komunikacyjnymi informacji marketingowych w zakresie Usług Klubu.
W przypadku wyrażenia zgody na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO, Członek Klubu ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody polega na przekazaniu informacji do recepcji w formie pisemnej lub skierowanie pisemnej informacji na adres e-mail hello@palmstudio.pl.
Odbiorcami danych osobowych są:
hosting poczty elektronicznej;
podmioty świadczące na rzecz Klubu usługi prawne;
Urząd Skarbowy;
inne podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa (sądy, organy państwowe);
podmiot działający w zakresie ubezpieczeń.
Klub powierzył lub może powierzyć, na podstawie pisemnej umowy, przetwarzanie danych osobowych Członka Klubu podmiotom świadczącym na rzecz Klubu usługi: informatyczne, księgowe, kadrowe, podatkowe, podmiotom prowadzącym obsługę płatności oraz ochrony osób i mienia – w zakresie niezbędnym do wykonania usługi przez ten podmiot na rzecz Klubu.
Dane osobowe Członka Klubu związane z wykonywaniem Umowy powierzone zostały do przetwarzania w zakresie przechowywania na platformie Fitssey prowadzonej przez firmę lightenbody z siedzibą przy ul. Al. Zwycięstwa 241/13, 81-521 Gdynia, NIP: 7532294721, REGON: 362814110 w zakresie: imię i nazwisko, data urodzenia, typ dokumentu tożsamości, numer NIP, miejsce urodzenia, płeć, numer pesel, adres zamieszkania, adres e-mail, nr telefonu, informacje zdrowotne.
Dane osobowe Członka Klubu przechowywane są:
do czasu wygaśnięcia roszczeń wynikających z Umowy;
przez okres niezbędny do skutecznego dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
przez okres wynikający z przepisów prawa;
w przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody, nie dłużej niż do czasu jej cofnięcia;
w przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu do czasu trwania usprawiedliwionego celu przetwarzania lub do czasu skutecznego zgłoszenia sprzeciwu (w zależności, od tego które nastąpi wcześniej);
w przypadku danych przetwarzanych w związku z monitoringiem wizyjnym – przez 30 dni od dnia utrwalenia (po tym okresie zostaną trwale usunięte). Jednak, w przypadku gdy nagrania będą stanowiły dowód w postępowaniu lub Klub uzyska wiadomość o tym, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Zgodnie z RODO, osobom których dane osobowe dotyczą przysługują następujące prawa:
prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych;
prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;
prawo usunięcia danych (w przypadku, gdy nie ma podstaw do tego, aby dane osobowe były przetwarzane);
prawo ograniczenia przetwarzania danych (można żądać ograniczenia przetwarzania danych osobowych wyłącznie do ich przechowywania lub wykonywania uzgodnionych działań, jeżeli posiadane dane są nieprawidłowe lub przetwarzane są bezpodstawnie; lub jeżeli ich usunięcie nie jest możliwe z uwagi na potrzebę ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń);
prawo do przenoszenia danych (prawo do otrzymywania w ustrukturyzowanym powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych dostarczonych na podstawie zgody; można też zlecić przesłanie tych danych bezpośrednio innemu podmiotowi).
Prawa wymienione powyżej można zrealizować poprzez kontakt z Klubem (dane podane w pkt 11 powyżej).
Członek Klubu może w każdym czasie, wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych poprzez przekazanie informacji do recepcji w formie pisemnej lub skierowanie pisemnej informacji na adres e-mail hello@palmstudio.pl.
Członek Klubu ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.
Klub nie będzie przekazywał danych osobowych Członka Klubu do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.
Dane udostępnione przez Członka Klubu nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu. - Pliki cookies
Zgodnie z warunkami Polityki zgoda na korzystanie z plików cookies podczas pierwszej wizyty na Stronie Internetowej pozwala na korzystanie z plików cookies przy każdej kolejnej wizycie na Stronie Internetowej.
Pliki cookies są niezbędne do prawidłowego działania stron i wykorzystywane są do dostosowania zawartości stron internetowych do preferencji użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych. Pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie użytkownika i wyświetlić stronę internetową dostosowaną do jego preferencji.
Pliki cookies służą zapamiętywaniu, czy użytkownik wyraził zgodę na wyświetlanie na stronie internetowej wybranych treści.
Pliki cookies kojarzone są wyłącznie z przeglądarką konkretnego urządzenia i nie zawierają danych personalnych (imienia i nazwiska) użytkownika, a identyfikują dane komputera i przeglądarki używanych do przeglądania stron internetowych. Pliki cookies nie pobierają poufnych informacji z komputera lub innego urządzenia użytkownika i na ich podstawie nie można ustalić tożsamości użytkownika.
Klub używa plików cookies, które są niezbędne, aby umożliwić poruszanie się po Stronie Internetowej, albo w celu zapewnienia pewnych podstawowych funkcji. Celem wykorzystywania plików cookies jest zapewnienie efektywnego korzystania ze Strony Internetowej, a w szczególności dostosowanie się do sposobów korzystania z niej przez użytkowników oraz ułatwienie użytkownikom korzystania ze Strony Internetowej podczas jej przeglądania, a także późniejszego skojarzenia użytkownika w przypadku ponownego połączenia Strony Internetowej z urządzeniem, na którym zostały zapisane.
Użytkownik może w każdym czasie zmienić ustawienia plików cookies zgodnie instrukcjami poszczególnych przeglądarek.
Wyłączenie lub zmiana ustawień plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności Strony Internetowej, możliwość korzystania ze Strony Internetowej i wiązać się z niedogodnościami podczas korzystania ze Strony Internetowej. - Postanowienia końcowe
Polityka może być uzupełniana lub uaktualniana zgodnie z potrzebami Klubu w celu zapewnienia aktualnej i rzetelnej informacji użytkownikom w zakresie ich danych osobowych. O wszelkich zmianach Polityki użytkownicy zostaną poinformowani na Stronie Internetowej.