Polityka prywatności

REGULAMIN STUDIA REFORMATORNIA

1. Postanowienia ogólne
a) Regulamin określa zasady korzystania z usług Studia Reformatornia zlokalizowanego pod adresem ul. Dr. Stefana Kopcińskiego 62D, 90-032 Łódź.
b) Wejście na teren Studia oraz korzystanie z jego usług oznacza akceptację niniejszego Regulaminu.
c) Studio świadczy usługi w zakresie prowadzenia zajęć pilatesu i finesu na reformerach w formie indywidualnej i grupowej.
d) Z Usług może korzystać jedynie Członek Klubu.
e) Warunkiem korzystania z Usług jest skończone 16 lat oraz brak przeciwwskazań medycznych.
f) Członek Klubu ma obowiązek przestrzegania zasad określonych w Regulaminie.
g) Nad przestrzeganiem Regulaminu czuwa Personel.
h) Klub oferuje Usługi w godzinach podanych na stronie internetowej www.reformatornia.pl.

2. Dane Firmy
Właścicielem Studia jest 5E spółka z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza 40/1, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Łodzi dla Łódź Śródmieście, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001105088, NIP: 7252343737 REGON: 528622796.
Adres e-mail: biuro@reformatornia.pl
Telefon: +48 502 122 937

3. Definicje
Regulamin – niniejszy dokument określający prawa i obowiązki Członków Klubu oraz Osób aplikujących.
Klub lub Studio – klub fitness prowadzony pod nazwą REFORMATORNIA przy ulicy ul. Dr. Stefana Kopcińskiego 62D, 90-032 Łódź, przez 5E spółka z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza 40/1, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Łodzi dla Łódź Śródmieście, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001105088, NIP: 7252343737 REGON: 528622796.
Usługi – świadczone przez Klub usługi szczegółowo wskazane w Cenniku oraz Grafiku udostępnionym na stronie www.reformatornia.pl i w systemie Fitssey pod adresem: https://app.fitssey.com/reformatornia.
Członek Klubu l– osoba, która ma skończone 16 lat oraz brak przeciwwskazań medycznych, która zawarła umowę z Klubem o korzystanie z Usług.
Osoba aplikująca – osoba, która chce zostać Członkiem Klubu.
Umowa – zostaje zawarta automatycznie z Osobą aplikującą po ustaleniu zakresu świadczonych Usług, podaniu danych osobowych i dokonaniu płatności ustalonej Opłaty Abonamentowej. Na podstawie wpłaty Osoba aplikująca zostaje określona Członkiem Klubu.
Grafik zajęć – elektroniczny kalendarz Usług umożliwiający Członkowi Klubu podgląd i dokonanie zapisu na wybraną, dostępną Usługę dostępny w systemie Fitssey pod adresem: https://app.fitssey.com/reformatornia.
Cennik – aktualne ceny i dostępność Usług w zakresie zajęć grupowych i indywidualnych na stronie www.reformatornia.pl i w systemie Fitssey pod adresem: https://app.fitssey.com/reformatornia.
System Fittsey – oprogramowanie Fitssey to aplikacja internetowa (CRM) w modelu SaaS, która wspomaga pracę Studia między innymi przez udostępnienie grafiku zajęć online i dokonywanie zapisów na wybrane Usługi w zakresie zajęć grupowych i indywidualnych. Administratorem Fitssey jest firma lightenbody z siedzibą przy ul. Al. Zwycięstwa 241/13, 81-521 Gdynia, NIP: 7532294721, REGON: 362814110, umożliwiające dokonanie zapisu na wybrane Usługi w Klubie oraz dostęp do harmonogramu Usług.
Opłata za karnet – opłata ponoszona przez Członka Klubu zgodnie ze stawkami określonymi w Cenniku.
Personel – osoby obsługujące Klub, w tym: managerowie, trenerzy, instruktorzy; fizjoterapeuci; pracownicy recepcji.
RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz

4. Zasady uczestnictwa
a) Członkiem Klubu może zostać osoba, która skończyła 16 lat i której stan zdrowia pozwala na korzystanie z Usług oraz która zawarła z Klubem Umowę oraz zaakceptowała całość dokumentacji członkowskiej.
b) Członek Klubu obowiązany jest do:
• przestrzegania Regulaminu oraz warunków Umowy;
• stosowania się do wytycznych Personelu;
• niezwłocznego, najpóźniej przed rozpoczęciem korzystania z Usług, informowania właściwych osób z Personelu Klubu o zmianach stanu zdrowia mogących mieć wpływ na dopuszczenie do udziału w poszczególnych Usługach, w szczególności o zajściu w ciążę lub przeciwskazaniach medycznych do korzystania z wybranych Usług;
• terminowego wnoszenia Opłaty za karnet.
c) Członek Klubu wyraża zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku na potrzeby promocji Klubu poprzez publikację zdjęć i filmów z zajęć i eventów organizowanych przez Studio w social mediach, stronie internetowej oraz w druku.
d) Członek Klubu oświadcza, że nie ma przeciwskazań zdrowotnych do udziału w ćwiczeniach fizycznych. W razie wątpliwości powinien skontaktować się z lekarzem. Studio nie ponosi odpowiedzialności za skutki ćwiczeń w przypadku zatajenia przez Członka Klubu informacji o stanie zdrowia lub dolegliwościach.
e) Członek Klubu zobowiązany jest do stosowania się do poleceń instruktora oraz zachowania zasad bezpieczeństwa i kultury osobistej.

5. Ogólne warunki zdrowotne wymagane do korzystania z Usług
a) W przypadku dolegliwości, które mogą być zagrożeniem dla pozostałych Członków Klubu (np. skaleczeń, zmian skórnych, chorób układu oddechowego, symptomów chorób zakaźnych, itp.), Personel ma prawo ograniczyć lub zakazać Członkowi Klubu korzystania z Usług.
b) Członek Klubu cierpiący na schorzenie cukrzycowe, choroby serca, niskie lub wysokie ciśnienie lub inne schorzenia oraz w ciąży powinien, przed skorzystaniem z Usług, skonsultować się z lekarzem i przedstawić zaświadczenie o dopuszczeniu do korzystania z Usług.
c) W przypadku wystąpienia wypadku, urazu, kontuzji Członek Klubu obowiązany jest do niezwłocznego, nie później niż przed opuszczeniem Klubu w dniu wystąpienia zdarzenia, zgłoszenia tego faktu Personelowi.
d) Personel Klubu nie posiada wykształcenia medycznego. W przypadku wątpliwości dotyczących swojego stanu zdrowia, w tym w zakresie zdolności do wykonywania określonych ćwiczeń lub w zakresie sprawności fizycznej, Członek Klubu powinien skonsultować się z lekarzem.

6. Zasady wykonywania Usług
a) Korzystanie z Usług możliwe jest po zakupie treningu pojedynczego lub karnetu zgodnie z obowiązujący Cennikiem.
b) Karnety na zajęcia grupowe z określoną liczbą wejść są ważne 30 dni lub 60 dni od daty pierwszego treningu. Karnety na zajęcia indywidualne z określoną liczbą wejść są ważne 30 dni od daty pierwszego treningu.
c) Karnet jest imienny i nie można dokonywać cesji na osoby trzecie.
d) Członek Klubu, który posiada wykupiony karnet lub wejście jednorazowe na zajęcia grupowe może uczestniczyć w dowolnych zajęciach, ро wcześniejszym dokonaniu rezerwacji poprzez stronę https://app.fitssey.com/reformatornia.
e) Członek Klubu, który posiada wykupiony karnet lub wejście jednorazowe na zajęcia indywidualne może uczestniczyć w zajęciach zgodnie z przeznaczeniem karnetu po wcześniejszym umówieniu terminu z wybranym trenerem.
f) Zajęcia grupowe i indywidualne odbywają się zgodnie z grafikiem zamieszczonym nа stronie https://app.fitssey.com/reformatornia w zakładce grafik poprzez rezerwację miejsc. Zajęcia indywidualne mogą być też uzgadnianie indywidualnie z trenerem.
g) Członek Klubu ma obowiązek poinformować Studio o rezygnacji z udziału w zajęciach z co najmniej 12 godzinnym wyprzedzeniem. Osoby, które nie zrezygnują z zajęć we wskazanym czasie, uważane są za obecne, a wejście z karnetu zostanie pobrane.
h) Na zajęcia indywidualne obowiązuje rezerwacja terminu bezpośrednio u wybranego trenera.
i) Studio zastrzega sobie prawo do odwołania zajęć grupowych, jeżeli liczba klientów zapisanych nie będzie przekraczać minimalnej liczby osób określonych dla danych zajęć, czyli 3.
j) Studio zastrzega sobie prawo do odwołania zajęć indywidualnych w przypadku niedostępności trenera. Studio zastrzega sobie prawo do anulowania zakupionego przez Członka Klubu karnetu na treningi indywidualne i zwrotu pieniędzy w przypadku niedostępności Trenera lub w przypadku braku możliwości na ustalenie dogodnego terminu zajęć dla Trenera oraz Członka Klubu.
k) Studio zastrzega sobie prawo do zmiany harmonogramu zajęć oraz osoby prowadzącej zajęcia. 21.
l) Klub zastrzega sobie prawo do zmiany godzin rozpoczęcia i zakończenia zajęć grupowych i indywidualnych, zmiany rodzaju zajęć lub instruktora / trenera oraz odwołania zajęć grupowych lub indywidualnych w sytuacjach nagłych lub w przypadku wprowadzania zmian w Grafiku zajęć, co nie będzie traktowane jako nienależyte wykonanie zobowiązania przez Klub.
m) Studio zastrzega sobie prawo do chwilowego zamknięcia całego obiektu bądź jego części w związku z naprawami lub konserwacją.
n) Po dokonaniu zakupu karnetu indywidualnego przez Członka Klubu w ciągu 72h wybrany trener skontaktuje się z Członkiem Klubu w celu ustalenia terminu treningów.
o) Wykupienie Usługi oferowanej przez Klub uprawnia Członka Klubu do przebywania na jego terenie.
p) Personel uprawniony jest do kontroli tożsamości osoby, która korzysta z Klubu w celu ustalenia uprawnień do korzystania z Usług.
q) Klub może dokonać zmian w Grafiku zajęć po wcześniejszym powiadomieniu Członków Klubu drogą elektroniczną lub zamieszczenie informacji na stronie internetowej Klubu lub w social mediach Klubu lub w recepcji.
r) Członek Klubu może bezpłatnie odwołać rezerwację na zajęcia grupowe najpóźniej na 24 godziny przed ich rozpoczęciem. Odwołanie rezerwacji w czasie krótszym niż 24 godziny skutkuje pobraniem wejścia z karnetu za te zajęcia.
s) Członek Klubu może bezpłatnie odwołać rezerwację na zajęcia indywidualne najpóźniej na 12 godzin przed ich rozpoczęciem. Odwołanie rezerwacji w czasie krótszym niż 12 godzin skutkuje pobraniem pełnej opłaty przewidzianej w Cenniku.
t) Odwołania rezerwacji można dokonać poprzez System Fitssey.
u) Członek Klubu jest zobowiązany do punktualnego wejścia na salę zajęć. Ze względów bezpieczeństwa instruktor zajęć grupowych może poprosić spóźnionego Członka Klubu o opuszczenie sali. Spóźniony Członek Klubu może pozostać na zajęciach grupowych na własną odpowiedzialność.
v) Jedynie dokonanie rezerwacji i punktualne przybycie na zajęcia gwarantują uczestnictwo w nich. Jeżeli Członek Klubu spóźnia się, jego miejsce na zajęciach może zająć Członek Klubu z listy rezerwowej.
w) O wpuszczeniu na salę zajęć Członków Klubu, którzy nie dokonali rezerwacji miejsca lub znajdują się na liście rezerwowej, decydują wyłącznie pracownicy recepcji Klubu lub trenerzy / instruktorzy.
x) Członek Klubu, będący na zajęciach po raz pierwszy, jest zobowiązany przed rozpoczęciem zajęć do poinformowania o tym fakcie instruktora / trenera.
y) Członek Klubu korzystający z zajęć jest zobowiązany do poinformowania instruktora / trenera o gorszym samopoczuciu, urazach, ciąży oraz wszelkich poważnych problemach zdrowotnych.
z) Zajęcia prozdrowotne mają charakter profilaktyczny i nie stanowią konsultacji medycznej.

7. Bezpieczeństwo i odpowiedzialność
a) Na terenie Klubu obowiązuje bezwzględny zakaz spożywania alkoholu, palenia tytoniu, używania papierosów elektronicznych oraz bezwzględny zakaz zażywania jakichkolwiek środków odurzających, dopingujących oraz narkotyków.
b) Wprowadza się zakaz wnoszenia na teren Klubu wszelkich opakowań szklanych, produktów spożywczych, a także broni, materiałów łatwopalnych lub wybuchowych oraz wszelkich innych niebezpiecznych narzędzi.
c) Podczas zajęć, obowiązuje bezwzględny zakaz żucia gumy, spożywania pokarmów.
d) Członek Klubu zobowiązany jest do przestrzegania zasad czystości i higieny i przestrzegania ogólnie przyjętych norm poprawnego zachowania szczególności zabrania się używania wulgarnego języka, agresywnego zachowania lub używania siły.
e) Członek Klubu korzystania z Usług w odpowiednim stroju i w skarpetach treningowych. Klub jest obszarem chodzenia bez obuwia zewnętrznego.
f) Członek Klubu korzystania użytkowania sal, pomieszczeń sanitarnych, sprzętu i wyposażenia Klubu zgodnie z ich przeznaczeniem i powstrzymuje się od działań, które mogą narazić mienie Klubu na uszkodzenie lub zniszczenie.
g) Członek Klubu zapoznania się z instrukcjami w zakresie użytkowania sprzętu przed przystąpieniem do jego używania, a w przypadku braku takiej instrukcji – do uzyskania informacji w tym zakresie od Personelu.
h) Członek Klubu pozostawia po sobie porządek po treningu, w szczególności zdezynfekuje po sobie sprzętu używany w czasie treningu, odkłada sprzęt używany w trakcie treningu na przeznaczone do tego miejsce. Studio zapewnia sprzęt oraz środki do dezynfekcji ale Członek Klubu zobowiązany jest do dezynfekcji urządzeń po zajęciach.
i) Członek Klubu stosuje się do zaleceń i wskazówek Personelu, w tym zaleceń instruktorów, trenerów.
j) Na salach treningowych Członek Klubu może przebywać wyłącznie w obecności instruktora / trenera.
k) Ze sprzętu do ćwiczeń Członek Klubu może korzystać wyłącznie pod nadzorem trenera / instruktora.
l) W przypadku naruszenia przez Członka Klubu postanowień Regulaminu opisanych w pkt V ust. 3 – ust. 7 powyżej, może on zostać wyproszony z Klubu, co nie będzie traktowane jako nienależyte wykonanie zobowiązania przez Klub.
m) Do sterowania sprzętem audio, klimatyzacją oraz oświetleniem Klubu upoważniony jest wyłącznie Personel.
n) Strefa chillout jest dostępna dla Członków Klubu w godzinach otwarcia Klubu bez limitu.
o) Członek Klubu korzysta z Klubu, w tym przystępuje do ćwiczeń wyłącznie na własną odpowiedzialność i ryzyko.
p) Klub nie ponosi odpowiedzialności za szkody, które powstały na skutek działania Członka Klubu, w szczególności w wyniku korzystania ze sprzętu w sposób niezgodny z przeznaczeniem sprzętu, w tym niezgodnie z instrukcjami widniejącymi na sprzęcie lub przekazanymi przez Personel.
q) Członek Klubu ponosi odpowiedzialność za umyślne uszkodzenia lub zniszczenia pomieszczeń, elementów dekoracyjnych, urządzeń lub sprzętu należącego do Klubu.
r) Członek Klubu ponosi odpowiedzialność za wszelkie zniszczenia spowodowane przez swoje działania na terenie kompleksu Monopolis.
s) Na czas pobytu w Klubie Członkowi Klubu zostaje udostępniona szafka. Członek Klubu ma obowiązek przechowywania swoich rzeczy wyłącznie w udostępnionej szafce.
t) Po zakończeniu korzystania z Usług, szafkę należy opróżnić z rzeczy w niej przechowywanych. Na koniec dnia wszystkie szafki są sprawdzane, znajdujące się tam rzeczy są deponowane w recepcji.
u) Studio nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione bez nadzoru w szatni lub innych częściach obiektu. Rzeczy wartościowe Członek Klubu pozostawia w szafce na własną odpowiedzialność.
v) W budynku, w którym znajduje się Studio, działa system monitoringu. Klub wykorzystuje monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na terenie Klubu oraz w celu zapewnienia ochrony mienia.
w) Studio posiada ubezpieczenie OC ale nie ubezpiecza Członków Klubu indywidualnie.

8. Rezerwacja miejsc, nieobecności oraz zawieszenie karnetu
a) Aby uczestniczyć w zajęciach grupowych należy dokonać rezerwacji bezpośrednio w studio lub przez stronę https://app.fitssey.com/reformatornia. Aby dokonać rezerwacji niezbędne jest utworzenie konta oraz wykupienie karnetu. Liczba miejsc na zajęciach jest ograniczona.
b) Rezerwacji na zajęcia można dokonać najpóźniej na 30 minut przed zajęciami. Pierwszeństwo na zajęcia mają osoby, które dokonały rezerwacji miejsca.
c) Nieobecność należy zgłosić przynajmniej do 24h przed zajęciami. Zachowanie terminu zgłoszenia nieobecności daje możliwość odrobienia zajęć w innym terminie w ramach ważnego karnetu.
d) Aby uczestniczyć w zajęciach indywidualnych należy umówić termin z wybranym trenerem lub zarezerwować zajęcia indywidualne dostępne w Grafiku. Aby dokonać rezerwacji niezbędne jest posiadanie wykupionego, ważnego karnetu.
e) Rezerwacji na zajęcia indywidualne należy dokonać przynajmniej na 24h przed zajęciami. Nieobecność należy zgłosić przynajmniej do 12h przed zajęciami. Zachowanie terminu zgłoszenia nieobecności daje możliwość odrobienia zajęć w innym terminie w ramach ważnego karnetu,.
f) Niezgłoszenie nieobecności przez posiadaczy karnetów na zajęcia grupowe oraz indywidualne z odpowiednim wyprzedzeniem powoduje ściągnięcie zajęć z karnetu bez możliwości odrobienia.

9. Sposób płatności
a) Za usługi oferowane przez Studio, Osoba aplikująca / Klient zobowiązany jest do uiszczenia z góry opłat wg jednego wybranego rodzaju karnetu. W przypadku wybrania metody płatności przelewem tradycyjnym Członek Klubu zobowiązuje się dokonać płatności w terminie 3 dni roboczych. Opłaty mogą być uiszczane za każde zajęcia z osobna lub w formie stałego abonamentu.
b) Studio zastrzega sobie prawo do zmiany wysokości opłat.
c) Zakupu karnetów na zajęcia grupowe i indywidualne można dokonać po zalogowaniu się do strefy klienta na stronie https://app.fitssey.com/reformatornia.
d) Dostępne formy płatności: Karty płatnicze: Visa, Visa Electron, Mastercard, MasterCard Electronic, Maestro
e) Podmiotem świadczącym obsługę płatności online jest mElements S.A.
f) W przypadku zwrotu środków za transakcję dokonaną przez klienta kartą płatniczą, sprzedający dokonana zwrotu na rachunek bankowy przypisany do karty płatniczej Zamawiającego.
g) Czas realizacji zamówienia liczony jest od momentu pozytywnej autoryzacji płatności.
h) Klient Studio ma prawo do odstąpienia od umowy i do rezygnacji z zakupionego karnetu w terminie 14 dni od daty zakupu. Po pierwszym wejściu na zajęcia rezygnacja z zakupionego karnetu jest niemożliwa, a umowa trwa do czasu jej zakończenia.
i) Klienci korzystający z usług, którzy występują jako przedsiębiorcy, proszeni są o tym fakcie poinformować sprzedawcę w momencie dokonywania zakupu, celem naniesienia NIP-u na paragonie.

10. Wizerunek i dane osobowe (RODO)
a) Administratorem danych osobowych jest 5E spółka z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza 40/1, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Łodzi dla Łódź Śródmieście, XX Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0001105088, NIP: 7252343737 REGON: 528622796 prowadząca Reformatornia.
b) Z Klubem można się skontaktować:
telefonicznie: +48 502 122 937
pod adresem e-mail: biuro@reformatornia.pl lub pisemnie, przesyłając korespondencję na adres: 5E spółka z o.o. z siedzibą w Łodzi, ul. Prezydenta Gabriela Narutowicza 40/1
c) Zakres danych osobowych Członka Klubu obejmuje:
imię i nazwisko;
PESEL;
dane kontaktowe: adres zamieszkania, adres e-mail, nr telefonu niezbędne do weryfikacji Umowy i utrzymywania kontaktu oraz weryfikacji rekomendacji;
dane o zdrowiu niezbędne do korzystania z poszczególnych Usług;
wizerunek przetwarzany w celu utrzymania bezpieczeństwa osób i ochrony mienia;
numer IP, dane zebrane z wykorzystaniem plików cookies – niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa usług informatycznych oraz usprawnienia użytkowania usług informatycznych.
d) Dane osobowe Członka Klubu przetwarzane są w następujących celach oraz następującej podstawie prawnej:
realizacji Usług Klubu oraz wykonania Umowy, w tym zapewnienia dostępu do Usług oferowanych przez Klub oraz umożliwienia korzystania z Systemu i dostępnych tam funkcjonalności – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem Umowy, zawarcia i wykonania Umowy;
spełnienia ciążących na Klubie obowiązków prawnych wynikających z właściwych przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych, którym Klub podlega wynikających z właściwych przepisów prawa;
realizacji prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Klub, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – Klub realizuje prawnie uzasadniony interes, w postaci:
• ustalenia, dochodzenia, egzekucji roszczeń lub obrony przed roszczeniami związanymi z przetwarzaniem danych osobowych – prowadzenia postępowań sądowych i egzekucyjnych;
• zapewnienia porządku, bezpieczeństwa fizycznego i informatycznego, w tym bezpieczeństwa osób oraz ochrony mienia znajdującego się na terenie Klubu, w tym poprzez wizerunek przetwarzany przez system monitoringu wizyjnego – zapewnienie bezpieczeństwa w zakresie świadczonych Usług;
• udzielania odpowiedzi na pytania, rozpatrzenia zgłoszonej reklamacji, wymiany korespondencji i komunikacji w związku z Usługami, również w związku z kontaktem poprzez formularz kontaktowy – w związku z realizacją Usług Klubu oraz poprawą jakości świadczonej obsługi;
• obsługi zgłoszeń i wniosków – udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane do Klubu;
• dokonywania badań analitycznych i statystycznych, tj. optymalnego doboru Usług do potrzeb Członka Klubu, optymalizacji procesów Usług;
• wykrywania przypadków niedozwolonego korzystania z Usług;
• przechowywania danych dla celów archiwizacyjnych oraz zapewnienie rozliczalności;
• zapewnienia bezpieczeństwa informatycznego Systemu, analizy finansowej Klubu poprzez oprogramowanie Fitssey;
• marketingu bezpośredniego produktów i usług Klubu;
na podstawie udzielonej przez Członka Klubu zgody (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) oraz na podstawie zgody ust. 1 art. 6 lit. a) RODO) w następujących celach:
• marketingu bezpośredniego produktów i usług Klubu, także w celu wysyłania informacji handlowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej, telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących.
e) Dane szczególnych kategorii Członka Klubu, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, przetwarzane są w następujących celach oraz następującej podstawie prawnej:
• w celu diagnozy stanu zdrowia w zakresie dostosowania Usług – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a) RODO, tj. zgody na przetwarzanie danych;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń lub w ramach sprawowania wymiaru sprawiedliwości przez sądy – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f) RODO.
f) Członek Klubu podaje dane osobowe dobrowolnie, jednak nie podanie tych danych uniemożliwia zawarcie, wykonywanie Umowy i wywiązanie się z obowiązków ustawowych Klubu, udzielanie odpowiedzi na pytania, zgłoszenia, wnioski rozpatrzenie zgłoszonej reklamacji, wymianę korespondencji i komunikację w związku z Usługami, również w związku z kontaktem poprzez formularz kontaktowy, a także na brak możliwości przekazywania kanałami komunikacyjnymi informacji marketingowych w zakresie Usług Klubu.
g) W przypadku wyrażenia zgody na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO, Członek Klubu ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Wycofanie zgody polega na przekazaniu informacji do recepcji w formie pisemnej lub skierowanie pisemnej informacji na adres e-mail biuro@reformatornia.pl.
h) Odbiorcami danych osobowych są:
• hosting poczty elektronicznej;
• podmioty świadczące na rzecz Klubu usługi prawne;
• Urząd Skarbowy;
• inne podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa (sądy, organy państwowe);
• podmiot działający w zakresie ubezpieczeń.
i) Klub powierzył lub może powierzyć, na podstawie pisemnej umowy, przetwarzanie danych osobowych Członka Klubu podmiotom świadczącym na rzecz Klubu usługi: informatyczne, księgowe, kadrowe, podatkowe, podmiotom prowadzącym obsługę płatności oraz ochrony osób i mienia – w zakresie niezbędnym do wykonania usługi przez ten podmiot na rzecz Klubu.
j) Dane osobowe Członka Klubu związane z wykonywaniem Umowy powierzone zostały do przetwarzania w zakresie przechowywania na platformie Fitssey prowadzonej przez firmę lightenbody z siedzibą przy ul. Al. Zwycięstwa 241/13, 81-521 Gdynia, NIP: 7532294721, REGON: 362814110 w zakresie: imię i nazwisko, data urodzenia, typ dokumentu tożsamości, numer NIP, miejsce urodzenia, płeć, numer pesel, adres zamieszkania, adres e-mail, nr telefonu, informacje zdrowotne.
k) Dane osobowe Członka Klubu przechowywane są:
• do czasu wygaśnięcia roszczeń wynikających z Umowy;
• przez okres niezbędny do skutecznego dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• przez okres wynikający z przepisów prawa;
• w przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody, nie dłużej niż do czasu jej cofnięcia;
• w przypadku danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu do czasu trwania usprawiedliwionego celu przetwarzania lub do czasu skutecznego zgłoszenia sprzeciwu(w zależności, od tego które nastąpi wcześniej);
• w przypadku danych przetwarzanych w związku z monitoringiem wizyjnym – przez 30 dni od dnia utrwalenia (po tym okresie zostaną trwale usunięte). Jednak, w przypadku gdy nagrania będą stanowiły dowód w postępowaniu lub Klub uzyska wiadomość o tym, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
l) Członek Klubu ma prawo żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a także ma prawo do przenoszenia danych, jednakże ma świadomość, że niektóre żądania mogą wiązać się z uniemożliwieniem dalszego wykonywania Umowy. Członek Klubu ma prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z treścią pkt 7) powyżej. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody Członka Klubu przed jej cofnięciem.
m) Członek Klubu może w każdym czasie, wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania jego danych osobowych poprzez przekazanie informacji do recepcji w formie pisemnej lub skierowanie pisemnej informacji na adres e-mail biuro@reformatornia.pl.
n) Członek Klubu ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.
o) Klub nie będzie przekazywał danych osobowych Członka Klubu do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.
p) Dane udostępnione przez Członka Klubu nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

11. Zgoda na wykorzystanie wizerunku
Członek Klubu poprzez akceptację Regulaminu, wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalanie i wykorzystanie swojego wizerunku w postaci zdjęć lub nagrań wykonanych podczas zajęć w Studio w celach promocyjnych, marketingowych i informacyjnych (w tym publikacji w mediach społecznościowych, na stronie internetowej i materiałach drukowanych Studia. Zgoda ma charakter dobrowolny i może zostać wycofana w dowolnym momencie poprzez zgłoszenie drogą mailową.

12. Korzystanie z systemu Fitssey
a) Każdy Członek Klubu ma dostęp do systemu internetowego Fitssey w zakresie zajęć grupowych, po uprzednim utworzeniu konta w aplikacji Fitssey.
b) System Fitssey przeznaczony jest do usprawnienia organizacji Studia oraz umożliwienia Członkom Klubu korzystania ze wszystkich udogodnień Studia w zakresie zajęć grupowych.
c) W systemie Fitssey Członek Klubu uzyskuje informacje o:
• posiadanych karnetach na zajęcia grupowe oraz datach ich wygaśnięcia;
• zajęciach grupowych, w których Członek Klubu uczestniczył, uczestniczy lub będzie uczestniczył;
• prowadzonej korespondencji w ramach systemu;
• prowadzonych w ramach Studio zajęciach i wydarzeniach
• dokonywanych w ramach systemu płatnościach, posiadanych karnetach;
• ogłoszeniach i komunikatach publikowanych w ramach systemu przez Studio
d) W ramach systemu Fitssey Członek Klubu uzyskuje następujące uprawnienia:
• wprowadzenie i modyfikacja danych dotyczących osoby Członka Klubu;;
• przeglądanie oferty zajęć grupowych w ramach Studia;
• zapisywanie się na zajęcia grupowe w ramach Studio;
• dokonywanie płatności za karnety grupowe i wydarzenia;
• wypisywanie się z zajęć grupowych;
• uzyskiwanie szybkich informacji na temat odwołania zajęć lub wydarzeń, a także zamknięcia Studio.
e) System Fitssey dostępny jest również w ramach aplikacji mobilnej, Członek Klubu posiadający urządzenie mobilne z zainstalowaną aplikacją Fitssey może zalogować się w ramach aplikacji danymi przypisanymi do jego konta w systemie, bez konieczności ponownej rejestracji.

13. Kontakt ze Studiem
a) Członek Klubu wskazuje preferowaną przez siebie drogę komunikacji z Klubem, którą może być numer telefonu dla rozmów i sms lub e-mail. Sposób komunikacji Członek Klubu może zmienić w każdym momencie poprzez adres e-mail: biuro@reformatornia.pl. Ze strony Klubu kontaktować się z Członkiem Klubu mogą pracownicy recepcji oraz managerowie pocztą elektroniczną lub telefonicznie.
b) Wysłanie wiadomości przez Osobę aplikującą lub Członka Klubu poprzez formularz kontaktowy dostępny na stronie internetowej Klubu http://reformatornia.pl oraz podstronach strony jest równoznaczne z zaakceptowaniem
Regulaminu Klubu oraz Polityki prywatności oraz z wyrażeniem zgody na kontakt telefoniczny, sms lub e-mail przez personel Klubu ze skrzynki e-mail oraz przez telefon.

14. Rozwiązanie Umowy i reklamacje
a) Klub nie dokonuje zwrotu kosztów za zakupione karnety, jeśli klienta przestaje korzystać z Usług.
b) Klient może złożyć reklamację za pośrednictwem poczty elektronicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakupu karnetu na adres biuro@reformatornia.pl lub w Recepcji, jeżeli usługi świadczone przez Studio nie zostały zrealizowane. Reklamacja powinna zawierać dane personalne reklamującego, przedmiot i uzasadnienie reklamacji.
c) Jeżeli reklamacja nie spełnia warunków formalnych, Studio może według swojego wyboru pozostawić reklamację bez rozpoznania.
d) Studio udziela odpowiedzi na reklamację drogą elektroniczną na wskazany przez reklamującego adres poczty elektronicznej w terminie 30 dni od dnia jej otrzymania.
e) Zwrot środków za usługi będą zrealizowane w ciągu 14 dni na konto bankowe klienta.

15. Postanowienia końcowe
a) Studio zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. Aktualna wersja dostępna jest na stronie internetowej i w Recepcji.
b) W sprawach nieuregulowanych Regulaminem mają zastosowanie postanowienia Umowy oraz ogólnie obowiązujące przepisy prawa.
c) Regulamin obowiązuje od dnia 10 maja 2025.